مدیریت جامع اسناد و اتوماسیون اداری [ّ فایلر+]

• مدیریت سیستم و كاربران:
  • استفاده از تمام قابلیت های برنامه از راه دور و از طریق Web
  • طراحی انواع فرم های ورود اطلاعات فارسی و لاتین (Form Generator)
  • ارتباط بین فیلدهای اطلاعاتی فایلر و جداول سایر نرم افزارهای سازمانی
  • تعریف انواع گروه های اسناد و بانك های اطلاعاتی با فرم های مشترك یا اختصاصی (Database Generator)
  • طراحی و نگهداری انواع الگوهای Word جهت تهیه قالب های چاپی
  • تعریف كاربران بر اساس سطوح مدیریتی سازمان با رمز اختصاصی
  • تعریف چارت سازمانی، پستها، واحدها، ... و تخصیص كاربران به هریك از پست های سازمانی
  • مجوز اختصاصی برای برقراری ارتباط و انتقال داده ها با سایر سیستم های سازمانSDK

• مدیریت اسناد و آرشیو اطلاعات:دبیرخانه و گردش مكاتبات :
  • ایجاد بانك های اطلاعاتی و گروه های اسناد برای نگهداری و طبقه بندی موضوعی انواع اطلاعات و اسناد
  • توسط كاربر مجاز (نامه ها، نقشه ها، اسناد پرسنلی و...)
  • ایجاد بانك های مختلف كلمات مترادف جهت سهولت در جستجو
  • تعریف پیش كد گروه های اسنادی و روش شماره گذاری اسناد مربوطه
  • ورود اطلاعات به صورت فارسی و لاتین
  • ثبت، اصلاح، حذف، نمایش و چاپ هر سند
  • اعلام اخطار در صورت ثبت تكراری یك سند
  • طبقه بندی اسناد بصورت عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری
  • تصویر برداری از ضمائم سند همزمان با ثبت سند
  • خارج نمودن و نگهداری اجزا سند به صورت رمز شده در محل دلخواه
  • تغییر جزء سند و نگهداری نسخه های تغییر یافته (Version Control)
  • ایجاد فایل با فرمت های مختلف به عنوان جزئی از سند و امكان جستجو در متن فایلهای Doc
  • دریافت و ضمیمه نمودن انواع فایل به سند از مسیرهای دلخواه بدون انتقال فایل به داخل سیستم
  • مشاهده كلیه تصاویر ضمیمه سند در یك صفحه به شكل موزائیك
  • مشاهده ضمائم سند از طریق نمایشگر برنامه و یا برنامه های مرتبط (تصویر، متن، فیلم، صدا)
  • امكان Check in / Check out یك سند توسط كاربر برای جلوگیری از تغییر سند در زمان خاص
  • رمز گذاری بر روی اسناد به هنگام ذخیره یا انتقال اطلاعات توسط كاربر
  • ایجاد زنجیره بین اسناد مختلف و امكان مشاهده ارتباط اسناد به شكل گرافیكی
  • پشتیبانی از انواع نرم افزارهای OCR
• دبیرخانه و گردش مكاتبات :
  • تعریف انواع دبیرخانه های مستقل و وابسته با قالب های شماره گذاری متنوع (متمركز، نیمه متمركز و غیر متمركز)
  • گردش نامه ها ، اسناد و فرم های ایجاد شده در سازمان و پیگیری مراحل انجام كار
  • ثبت ارجاع و پاراف به شكل متن، صوت، فیلم و یا با استفاده از قلم نوری بر روی تصویر ضمیمه سند
  • طبقه بندی ارجاعات (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بكلی سری)
  • تنظیم برنامه زمانبندی جهت اعلام ارجاع، یادآوری و پیگیری همراه با فایل صوتی
  • ارجاع همزمان یك یا چند سند به چندین كاربر جهت اقدام با تعیین ارجحیت ارجاع (عادی، فوری،آنی)
  • ارجاع همزمان یك سند به چندین نفر با دستور های مختلف
  • ارجاع سند جهت پیگیری و یا اقدام تعیین مهلت زمانی برای كاربران با مشخص كردن پارامترهای پیگیری
  • ارسال سند برای كاربران به شكل رونوشت و رونوشت مخفی و نگهداری سوابق رونوشتها
  • كنترل وضعیت نامه بصورت Online
  • نمایش گرافیكی مسیر گردش سند و اقدامات انجام شده بر روی آن
  • وجود كارتابل های جاری و پیگیری جهت انجام كارهای روزمره كاربران
  • ایجاد كارتابل های مختلف به صورت درختی به هر تعداد از انواع بایگانی و یادآوری توسط هر كاربر
  • ارسال پیام برای كاربران با امكان ضمیمه انواع فایل (تصویر، صدا، فیلم و...)
  • تهیه پیش نویس نامه صادره و اصلاح مكرر آن تا مرحله صدور نامه نهایی
  • تایید نهایی سند و نامه توسط كاربر مجاز
  • فراخوانی اطلاعات انتخابی سند و درج آنها در الگوهای طراحی شده Word
  • فراخوانی تصویر امضای كاربر امضا كننده و درج آن در محل انتخابی در الگوهای طراحی شده Word